Cara menggunakan Mail Merge

Kalau mendengar istilah merge pasti sudah faham maksudnya, yaitu untuk bergabung, Nah kalau Mail Merge, maka dapat di fahami untuk menggabungkan surat. Biasanya tools Mail Merge ini di temukan pada Microsoft Word. Singkat kata bahwa Mail Merge berfungsi untuk membuat surat yang banyak penerima dengan isi yang sama. Misalkan anda punya pacar sampai 10 orang atau 100 orang, maka anda cukup ketik surat cinta yang berisi kata-kata gombal anda dalam satu lembar tetapi untuk 10 orang yang berbeda atau 100 orang (hehehe..)

Tapi kalau pengalaman saya pribadi, penggunaan Mail Merge pernah untuk undangan pernikahan, untuk raport try out siswa, dan bahkan pernah saya di minta teman dari kepolisian untuk membantu membuatkan Mail Merge untuk Surat Tanda Kelakuan Baik, yang sebelumnya teman tersebut mengetik satu persatu untuk setiap pengaju surat. Dengan tool Mail Merge maka dia cukup butuh 2 file, yang satu berupa Word (tempat isi surat di tulis) dan satu lagi berupa excel (tempat data base berada).

Adapun cara menggunakan Mail Merge adalah sebagai berikut:

1. Buka Microsoft Word.
2. Tulis isi surat atau biodata atau sesuai dengan kebutuhan. (contoh seperti pada gambar 1)
3. Jalankan Microsoft Excel
4. Buat tabel yang dimulai dari baris pertama sebagai nama field. (contoh seperti pada gamabr 2)
5. Simpan file excel. misalkan namanya daftar.xls
6. Kembali pada Microsoft Word, buka tab Mailings (ini versi Office 2007) jika anda memiliki verisi office yang berbeda, maka cari saja kata Mailing atau Mail Merge pada menu.
7. Pilih select recepient (seperti pada gambar 3 dan perhatikan pada bagian yang di lingkari)
8. Lalu pilih "Use Existing List" seperti pada gambar 3. Pemilihan menggunakan Existing List karena kita sudah memiliki daftar untuk Mail Merge yaitu  berupa file Excel.
9. Maka akan tampil dialog box "select source" untuk mencari letak file excel yang bernama daftar.xls yang telah kita buat tadi.
10. Lalu pilih tabel, kalau kita buat di sheet1 maka pilih $Sheet1$. (seperti pada gambar 4).
11. Maka tool Insert Merge Field akan aktif, lalu di pilih hingga tampil pilihan seperti yang ada pada data field tabel di excel. (lihat gambar 5)
12. Pilih Nama untuk data Nama, Pilih tempat untuk data tempat Sehingga nanti tampil  seperti pada gambar 6.
13. Untuk Melihat klik "Preview Resul" dan untuk mengganti data cukup klik tanda
     
    
    
     
    Klik pada gambar memperbesar

Sekian dulu.. semoga bermanfaat..